Kata invoice (faktur) tentunya sudah tidak asing di telinga para pelaku bisnis. Instrumen yang satu ini merupakan “alat rekam” untuk mengetahui produk apa saja yang sudah dibeli oleh para pelanggan.
Selain itu, faktur juga bisa menjadi acuan untuk menghitung laba rugi sebuah perusahaan. Melihat betapa penting perannya bagi keberlangsungan perusahaan, maka wajar jika seorang pebisnis harus paham betul tentang apa itu invoice. Oleh karena itu, yuk, simak serba-serbi tentang invoice berikut ini!
Apa Itu Invoice?
Secara harfiah, invoice dapat diartikan sebagai faktur. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), faktur diartikan sebagai daftar kiriman barang yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar oleh pelanggan. Faktur juga bisa diartikan sebagai perhitungan penjualan kredit yang diberikan oleh penjual kepada konsumen.
Invoice sendiri merupakan dokumen wajib yang dimiliki oleh setiap badan usaha yang kena pajak, dan digunakan sebagai bukti dari transaksi pembelian yang berisi item dan harga yang harus dibayarkan.
Faktur juga sering digunakan untuk alat tagihan antara penjual kepada pembeli. Dan detail dari jumlah transaksi dan kapan tenggat waktu pembayaran sudah tertera dalam invoice tersebut.
Bagi sebagian orang, invoice tampak sama dengan kuitansi. Padahal, keduanya sangatlah berbeda. Sesuai dengan penjelasan di atas, faktur adalah dokumen transaksi yang berisi perhitungan penjualan dengan pembayaran pada saat waktu yang sudah ditentukan yang diserahkan oleh penjual ke pembeli.
Sementara itu, kuitansi adalah tanda bukti yang diserahkan penjual kepada pembeli setelah pembayaran dilakukan dan diberikan tanda tangan penerimaan uang. Dengan kata lain kuitansi diberikan setelah ada penerimaan uang dari pembeli kepada penjual.
Apa Fungsi Invoice untuk Perusahaan?
Faktur merupakan salah satu dokumen terpenting dalam jalannya sebuah usaha. Hal ini dikarenakan beragam fungsi yang dimilikinya, yaitu:
- Sebagai informasi mengenai rincian barang atau jasa yang dibeli oleh konsumen.
- Sebagai informasi besarnya jumlah tagihan dan waktu untuk pembayaran yang harus dilakukan oleh konsumen.
- Sebagai rujukan yang sah ketika menambahkan bukti transaksi ke pembukuan keuangan perusahaan.
- Pada kasus tertentu, faktur juga dapat digunakan sebagai rujukan yang sah sebagai faktur pelaporan pajak atau jika terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau penghitungan total tagihan.
Oleh karena itu, penting bagi perusahaan Anda untuk membuatnya karena dapat memudahkan Anda menghitung berapa pemasukan yang diterima dan menjadi bukti seluruh transaksi pada pembukuan.
Melihat betapa penting perannya dalam dunia bisnis, maka setiap pengusaha harus memahami betul bagaimana cara pembuatan invoice yang baik dan benar. Simak terus artikel ini untuk mendapatkan tips membuatnya ya!
3 Jenis Invoice, Sudah Tahu?
Saat ini ada banyak jenis faktur yang biasa digunakan dalam bisnis. Masing-masing jenis ini pun memiliki karakteristiknya dan kegunaannya sendiri. Namun, ada tiga jenis yang umum digunakan di Indonesia, antara lain:
- Biasa
Sering ditemukan dalam transaksi sehari-hari karena sifatnya yang sederhana. Sebuah invoice biasa umumnya memuat rincian produk yang dibeli atau dipesan, jumlah, harga satuan barang dan jasa, lalu harga total yang harus dibayarkan oleh konsumen.
- Konsuler
Biasa digunakan untuk keperluan khusus perdagangan internasional. Sehingga invoice ini tidak dapat sembarangan dicetak karena memiliki cap khusus sebagai tanda pengesahan dan persetujuan dari kedutaan besar negara atau perwakilan negara yang dituju.
- Proforma
Digunakan apabila barang atau jasa yang dibeli oleh konsumen dikirimkan secara bertahap. Setiap kali penjual mengirimkan produk ke pembeli, penjual akan memberikan invoice proforma untuk sementara waktu. Dengan tujuan untuk mengingatkan pembeli agar melunasi pembayaran di kemudian hari.
Setelah seluruh barang dan jasa yang dipesan sudah terkirim, maka penjual akan mengganti invoice proforma dengan yang biasa.
Bagi Anda yang baru mendirikan sebuah bisnis atau perusahaan, pastikan Anda teliti dalam pembuatannya karena dapat membantu memantau buku piutang perusahaan Anda.
Cara Pembuatan Invoice yang Benar
Sebuah faktur yang benar bukan hanya bisa memudahkan proses bisnis, tapi juga mampu meningkatkan kredibilitas perusahaan Anda. Sebab, Anda akan terlihat lebih profesional dan bisa diandalkan. Selain itu, konsumen juga merasa terbantu dalam mengetahui apa saja yang harus dibayarkan dan bagaimana cara pembayarannya.
Dalam membuat invoice yang benar, hal pertama yang harus Anda pahami adalah komponen-komponen yang ada di dalamnya. Sebab, komponen-komponen inilah yang membuat invoice Anda sah dan layak untuk digunakan. Maka dari itu, pastikan versi usaha Anda buat mencakup komponen-komponen berikut ini:
- Memiliki judul “invoice”: Sebaiknya Anda menggunakan kata “invoice” sebagai judul atau nama dari dokumen atau tagihan yang kita berikan ke pelanggan
- Nomor unik untuk referensi penjual dan pembeli: Nomor invoice diperlukan untuk digunakan sebagai pembeda antara satu dengan yang lainnya. Nomor ini sangat penting bagi perusahaan Anda, dan juga bagi konsumen.
- Nama dan detail kontak dari pembeli: Nama sangat diperlukan karena dengan adanya nama instansi atau perorangan dari pembeli, invoice baru bisa diberikan kepada pembeli. Selain itu, detail kontak juga menjamin bahwa invoice tersebut tidak error.
- Nama dan detail kontak penjual: Komponen penjual tentunya sangat penting karena jika komponen itu tidak ada, maka tidak dapat digunakan.
- Tanggal produk dikirim atau tanggal pembelian: Tanggal ini bertujuan untuk membuktikan bahwa produk telah dikirim atau untuk menunjukkan kapan pelanggan membeli produk tersebut.
- Ketentuan dalam pembayaran: Terdiri dari metode pembayaran, kapan pembayaran harus diterima dan dilunasi, rincian tentang keterlambatan pembayaran, diskon pembayaran awal, dan lain sebagainya.
- Deskripsi produk : Hal ini sangat penting dari komponen invoice karena dapat membantu penjual dan pembeli mengetahui produk apa yang harus dibayarkan. Deskripsi produk ini juga membantu agar tidak ada invoice ganda yang berpotensi merugikan salah satu atau kedua belah pihak.
- Harga per unit produk : Sebenarnya komponen ini tidak wajib ada dalam sebuah invoice. Namun bila ada maka invoice yang Anda buat akan jadi semakin baik. Sebab, pembeli mendapatkan rincian harga yang harus dibayarkan.
- Jumlah total yang harus dibayarkan: Hal ini diperlukan agar memudahkan pelanggan
Bagi para pebisnis yang baru saja memulai usahanya, membuat invoice sendiri mungkin akan terasa membingungkan karena banyaknya hal detail yang harus tercakup. Namun, Anda tidak akan menemui kesulitan dalam membuat faktur jika Anda sudah menggunakan Jurnal by Mekari sebagai aplikasi pembuat invoice dan kwitansi Anda.
Bersama Jurnal, Anda akan sangat terbantu dalam mengurus invoice karena Anda dapat mengakses seluruh data penjualan dengan mudah. Aplikasi Jurnal ini sendiri dapat membantu Anda mengurus pembukuan dengan lebih mudah, termasuk membuatkan invoice secara otomatis untuk setiap pembelian oleh konsumen. Tidak hanya itu saja, Anda juga bisa menggabungkan beberapa invoice ke dalam satu tagihan besar jika dibutuhkan.
Dengan demikian, Anda jadi memiliki waktu lebih untuk mengerjakan hal-hal lainnya. Jadi, tunggu apa lagi, ayo gunakan Jurnal!