Mulai dari perusahaan kecil, startup, hingga perusahaan besar sekalipun, manajemen waktu kerja menjadi hal yang amat krusial. Merekam jam kerja dan attendance management atau attendance management karyawan pun menjadi hal utama yang harus selalu diperhatikan.
Tetapi, sering kali perekaman attendance management karyawan dianggap sebagai hal sepele. Padahal penyalahgunaan waktu sekecil apapun dapat menjadi masalah pelaporan pajak, payroll, hingga berujung pada permasalahan hukum.
Oleh karena itu, dibuat berbagai cara attendance management karyawan mulai dari yang paling konvensional dengan cara menulis absen di kertas, menggunakan aplikasi attendance yang men-scan kartu, attendance management dengan sidik jari, hingga attendance management dengan perangkat lunak dan aplikasi mobile. Berikut ini ulasan beberapa cara yang mudah untuk merekam attendance management karyawan. Mari disimak!
Cara Kovensional
Cara attendance management karyawan menggunakan alat tulis dan kertas bisa dibilang paling konvensional di antara cara attendance management masa kini. Cara ini memang cukup jadul, namun sangat sederhana, murah, dan mudah dilakukan.
Umumnya digunakan dalam perusahaan kecil dengan jumlah personil yang sedikit. Namun, seiring dengan perkembangan perusahaan dan bertambahnya jumlah karyawan, cara attendance management konvensional akan menampakkan kekurangannya.
Kekurangan-kekurangan attendance management konvensional ini mulai dari tulisan atau tanda tangan karyawan yang sulit dibaca, ada potensi kecurangan seperti “titip absen”, sulit memverifikasi attendance management, hingga pelaporan attendance management yang manual sehingga memakan banyak waktu.
Melakukan Absensi dengan Aplikasi Attendance
Aplikasi attendance diciptakan untuk mengurangi kesalahan dalam time reporting serta cukup popular dalam industri konstruksi dan perakitan (manufacturing), yang mana tidak semua karyawan memiliki akses komputer.
Ada banyak beragam jenis aplikasi attendance, seperti aplikasi attendance dengan PIN, aplikasi attendance dengan time sheet, aplikasi attendance dengan scan kartu identitas, dan sebagainya.
Cara attendance management dengan aplikasi attendance umumnya digunakan dalam perusahaan besar hingga menengah dengan jumlah personil yang tergolong banyak. Namun, jika perusahaan tersebut memiliki lebih dari satu lokasi kerja (kantor) atau lokasi kerja yang luas, akan membuat cara attendance management dengan aplikasi attendance kurang efektif.
Kekurangan cara attendance management dengan aplikasi attendance ini mulai dari masih ada potensi “titip absen” -dengan cara menitipkan kartu identitas, time sheet, atau memberitahu PIN kepada karyawan lain.
Belum lagi Anda harus meletakkannya di posisi strategis. Bahkan jika kantor sangat luas atau Anda punya banyak lokasi kerja, mau tak mau Anda harus meletakkan aplikasi attendance di berbagai tempat. Alhasil, biaya perawatan pun membengkak.
Attendance Management Biometric
Cara attendance management biometric sebenarnya adalah jenis pembaruan aplikasi attendance yang memberikan lebih banyak lapisan keamanan. Aplikasi attendance biometric umumnya memanfaatkan “kekhasan” manusia, seperti sidik jari, retina mata, hingga suara.
Layaknya sidik jari, retina mata seseorang sangatlah khas untuk membedakan dirinya dengan orang lain, begitu pula dengan suara. Umumnya, aplikasi attendance biometric digunakan oleh perusahaan menengah ke atas yang membutuhkan keamanan lebih di lokasi kerja, seperti bank atau laboratorium.
Tidak jarang pula aplikasi attendance biometric menggabungkan fitur khasnya dengan aplikasi attendance non-biometric, seperti memindai sidik jari ditambah dengan memasukkan PIN. Kekurangan cara ini tidak jauh berbeda dengan aplikasi attendance umum yang non-biometric, namun juga sedikit berpotensi menyebarkan kuman melalui sidik jari.
Attendance Management dengan Software dan Aplikasi Mobile
Kemudian, cara attendance management dengan software dan aplikasi mobile kini menjadi pilihan terpopuler berbagai perusahaan dari berbagai skala, dengan sedikit atau banyak karyawan, satu atau banyak lokasi kerja.
Talenta by Mekari adalah salah satunya. Attendance management dengan software dan aplikasi mobile memudahkan manajemen HR dalam merekam attendance management karyawan secara real time karena terintegrasi dengan layanan cloud-based.
Fiturnya tak hanya itu, ada pula fitur payroll, perangkat self-service seperti pengajuan cuti, lembur, dan masih banyak lagi. Semua personil di perusahaan hanya perlu terkoneksi dengan internet melalui perangkat mereka. Sangat mudah dan praktis!
Itulah ulasan beberapa cara mudah untuk merekam attendance management karyawan berikut dengan kelebihan dan kekurangan masing-masing. Mengingat era digital yang begitu pesat perkembangan teknologinya, attendance management menggunakan software dan aplikasi mobile dapat menjadi pilihan tepat. Kini karyawan Anda tak lagi punya alasan untuk tidak absen karena semua bisa dilakukan melalui smartphone masing-masing!